Petit tour d’horizon des différents prestataires événementiels qui vont vous entourer pour l’organisation de votre prochain événement. Il y a ceux auxquels vous avez surement pensé et ceux dont vous n’avez peut-être jamais entendu parler mais qui feront la différence !
Selon votre typologie d’événement, sa durée, la zone géographique choisie, votre public, vous ferez appel à plus ou moins de prestataires. Il convient donc d’avoir déjà une vision claire de votre projet pour déterminez de qui vous aurez besoin. La liste sera différente selon que vous organisez un cocktail de fin d’année, un séminaire à l’étranger ou que vous participiez à un salon. Pour en savoir plus, consultez notre article « comment définir son événement »
Les 3 indispensables : lieux, traiteur, technique
En premier lieu il conviendra de choisir votre lieu d’événement, qui aura ensuite un impact sur le reste des prestataires (article complet sur les lieux à venir).
En effet certains lieux ont des prestataires référencés ou imposés. Ainsi si vous souhaitez venir avec votre propre traiteur ou prestataire technique des frais pourront être appliqués. Dans le cas d’un lieu appartenant à un traiteur, il ne sera pas possible de venir avec le vôtre.
Aujourd’hui nombreux sont les lieux qui intègrent à leur offre un traiteur, quand ils ne sont pas gérés directement par lui, des prestations techniques très complètes. Ils vous permettent d’avoir une prestation clé en main, un interlocuteur unique et vous facilitent la vie. Mais parfois si vous avez envie d’un événement plus personnalisé, unique, il faudra soit complété leur offre, soit venir avec vos propres prestataires (attention ce n’est pas toujours possible en fonction des lieux)
Avec ces 3 prestataires vous avez déjà le tiercé qui vous permettra de mettre en œuvre votre événement. Mais cela ne suffira pas à faire de votre événement un moment unique
Les prestataires événementiels complémentaires
A première vue ils ne tombent pas sous le sens, pourtant selon votre projets ils seront nécessaires ou bien ils apporteront la touche en plus pour rendre votre événements uniques. Voici les autres prestataires événementiels à ne pas oublier !
Décoration
il peut s’agir la petite touche décorative avec un fleuriste, mais selon votre événement vous aurez peut-être besoin de travailler avec un scénographe, un constructeur de décor ou de stand sur un salon.
On n’oublie pas non plus la signalétique : pour orienter et informer vos participants. De la signalétique sur écran, kakémono, signalétique lumineuse, des cleans tags pour des événements en extérieur. Les possibilités offertes sont nombreuses et signalétique ne signifie pas forcément des impressions en format A3 !!
Accueil
Point essentiel car si la signalétique orientera vos participants, rien ne vaut le contact humain. Hôtesses, voituriers, agents de sécurité contribueront à l’image de votre événement
L’accueil inclue évidemment toute l’hospitality. En fonction de votre lieu d’événement vous aurez à loger et transporter vos participants. Tache souvent chronophage que de trouver les bons hôtels et gérer les rooming lists !
Les animations
C’est LA touche qui fera toute la différence. Animation sportive, culinaire, artistique, les déclinaisons sont nombreuses.
Et surtout les animations s’adaptent à tout type d’événements ! POur une soirée vous pourrez prevoir une animation musicale avec un jazz band. Un magicien pourra intervenir en close up pendant votre diner. Lors d’un séminaire vous ne manquerez pas de proposer un teambuilding pour renforcer la cohésion de votre équipe : challenge sportif, création artistique…
Les tendances de ces dernières années : les animations/spectacles technologiques et interactif (on pense ainsi à l’atelier des lumières) et celles qui portent une dimensions écologique ou RSE.
Pour savoir quelle animation choisir pour votre événement, vous pouvez lire notre article dédié ici
Enfin vous vous demandez peut-être où trouver ces prestataires événementiels et comment les choisir.
- La recommandation
N’hésitez pas à en parler autour de vous. Collègues, confrères, famille et amis. Peut-être avez-vous autour de vous des personnes qui ont déjà organisé un événement pour leur entreprise ou qui y ont participé. En effet, se tourner vers un prestataire testé et approuvé est toujours plus rassurant.
- Internet et les plateformes
Aujourd’hui tout est référencé sur internet, alors c’est un bon moyen de trouver vos prestataires. Il existe également de plateformes référençant les prestataires, elles pourront être un bon vivier. (Cf. article sur quelles solutions pour organiser un événement)
- Les salons
Rencontrers vos futurs prestataires et partenaires est l’un des meilleurs moyens pour choisir. Et visiter l’un des salons qui existent dans le secteur vous permettra de rencontrer de nombreux prestataires. Vous pourrez échanger avec eux, les comparer et peut-être même découvrir leur offre sur leur stand.
- Les eductours
Il n’y a rien de mieux que de tester pour choisir le prestataire événementiel qui vous convient. Sur un salon vous pourrez découvrir l’offre d’un traiteur, mais un autre bon moyen sont les éductours. Si les éductours sont bien connus des profesionnels du tourisme et du voyage, la formule existe aussi dans l’événementiel. Pendant 1 ou 2 jours vous découvrez une destination, ses lieux, ses traiteurs, prestataires événementiels. Idéals pour découvrir des nouveautés !
- Comparer
N’hésitez pas à interroger plusieurs prestataires pour comparer les offres et les prix, évidemment dans la limite du raisonnable. Que ce soit en termes de temps pour vous, mais aussi pour ne pas faire travailler inutilement vos interlocuteurs. Ainsi concentrez vous sur 2 ou 3 prestataires et ne faites pas de demandes auprès de 10 agences d’hôtesses !
Et pour vous aider allez voir notre agenda des événements professionnels où vous trouverez tous les prestataires qu’il vous faut !
Vous souhaitez des conseils personnalisés pour votre prochain événement ? N’hésitez pas à me contacter pour parler de votre projet