Si vous organisez des événements pour votre entreprise, vous savez que cette mission est chronophage. Mais difficile de créer un poste dédié pour un ou deux événements par an ! Peut-être avez-vous deja eu l’occasion de travailler avec des agences, ou directement avec des prestataires (lieux, traiteur.). Mais avez-vous pensé à organiser votre événement en entreprise avec un freelance ?
En effet, les collaborations entre les entreprises et les indépendants sont courantes dans de nombreux domaines tels le web, le graphisme. On pense moins souvent à faire appel à un freelance pour organiser son séminaire ou sa soirée d’anniversaire ! Pourtant il y a de nombreux avantages à cela. Dans cet article on vous explique pourquoi et surtout comment collaborer avec un freelance en événementiel
Pourquoi organiser un événement en entreprise avec un freelance
Les raisons d’organiser un événement en entreprise avec un freelance avec un freelance sont nombreuses : gain de temps, maîtrise budgétaire, expertise pointue..Vous vous demandez pourquoi privilégiez un freelance plutôt qu’une agence ? Tout dépend de votre besoin et de votre budget. Si vous organisez un événement de grande ampleur une agence sera votre meilleur interlocuteur. Mais pour un séminaire interne, une soirée de fin d’année, un arbre de noël avec un budget serré, collaborer avec un freelance en événementiel sera pertinent. Pourquoi ?
Avec un freelance en événementiel, vous déterminez un budget en regard d’une mission. Seul le « temps homme » est facturé. Pas d’honoraires, pas de marge sur les prestataires, Un freelance vous reviendra moins cher, tout en ayant un réseau, une expertise et une expérience dans l’organisation d’événements professionnels
Collaborer avec un freelance en événementiel : trouver le freelance
Maintenant que vous avez de bons arguments pour vous tourner vers un freelance en événementiel, vous vous demandez surement où vous allez bien pouvoir dénicher la perle rare !
Une première idée peut-être le bouche à oreille, n’hésitez pas à en parler autour de vous. Peut-être un collègue, un proche connaît quelqu’un qui travaille dans l’événementiel et pourra vous recommander quelqu’un.
Si ce n’est pas le cas, internet est votre ami ! Vous pouvez chercher sur LinkedIn : « freelance événementiel » et vous trouverez de nombreux résultat, examinez bien les profils et les recommandations/références. Vous pouvez aussi chercher directement sur Internet, mais dans les 2 cas faire le tri n’est pas simple.
Voici mon conseil : tournez-vous vers les plateformes de freelance, qui référencent et mettent en relation freelance et entreprises. La plupart des plateformes généralistes proposent des profils en communication et en événementiel. La plus connue étant Malt.
Vous pouvez aussi vous tourner vers freeandise, une plateforme spécialisée ou l’association des freelances de l’événementiel.
Bien définir son besoin et les contours de la mission
Avant de sélectionner votre freelance et avant même de commencer votre recherche, il est important de bien définir votre besoin et les contours de la mission. En effet chaque freelance a ses points forts, son expérience et conviendra donc plus ou moins à votre besoin. Quel type événement organisez-vous ? Sur quoi souhaitez-vous voir intervenir le freelance : suivi de la logistique, création de contenu, recherche de prestataire, relation avec les invités ? Allez-vous garder la main sur certains points : communication, suivi des invitations ?
Cela vous permettra de sélectionner le freelance qui correspond le mieux à votre besoin en fonction de ses compétences.
A noter que Certains freelance sont spécialisés dans des domaines et univers qui sont peut-être ceux de votre entreprise. Pharmaceutique, automobile, institutionnel, luxe/beauté… Vous tourner vers ce type d’expertise sera un atout pour vous.
Quelle méthologie pour collaborer avec un freelance ?
Il est important de travailler dans un climat de confiance réciproque, pour cela faite le point sur votre façon de fonctionner et les siennes, vos attentes et impératifs.
Quelle sera la durée de la mission ? Quels seront les rendus attendus ? Dans quel calendrier
A quelles ressources lui donnez-vous accès pour la réalisation de sa mission ?
Est-ce que le freelance travaille 100% à distance ? Prévoyez-vous des jours où il travaillera dans vos locaux ? Quelles sont ses horaires de travail ? Sera-t-il absent ou prévoit-il des vacances sur la période d’intervention ?
N’oubliez pas qu’un indépendant est finalement un prestataire externe et qu’il n’est donc pas soumis aux mêmes contraintes qu’un salariés. Il n’a aucune obligation de venir travailler dans vos locaux, même si cela est toujours positif pour créer un climat de confiance et un esprit d’équipe.
Le mieux est d’établir un contrat de confiance pour bien mettre en place ces éléments et n’avoir aucune surprise entre ce que vous attendez et le rendu.
Organiser un événement d’entreprise : bien intégrer le freelance
Ce point est important, l’onboarding des salariés est devenu un sujet majeur ces dernières années. Il est tout aussi important de réussir l’intégration d’un freelance pour que la mission se passe au mieux. Comment ?
Apprenez à le connaître, présentez-le à vos équipes et expliquez leur bien dans quel cadre il va intervenir.
Il est important aussi de transmettre un maximum d’informations sur votre entreprise, son fonctionnement, ses objectifs et enjeux. Quels outils utilisez-vous ? Donner les accès aux ressources dont il aura besoin pour son intervention ? Qui seront ses interlocuteurs : vers qui peut-il se tourner pour une question, un problème ?
Avec tous ces éléments et en faisant preuve de clarté et de précision sur vos besoins et vos priorités le freelance aura tous les éléments pour mener à bien sa mission en toute confiance.
Vous avez à présent toutes les cartes en main pour travailler avec un freelance sur l’organisation de votre prochain événement d’entreprise ! Vous avez un projet en vue et souhaitez en discuter ? Contactez-moi !