Ça y est votre événement vient de se terminer, les derniers participants sont partis. Il est temps de souffler et de profiter d’un repos bien mérité après ces jours et semaines intenses !
Oui, mais pas trop longtemps, car un événement ne se termine pas quand il a fermé ses portes au public. Ce serait dommage de déployer toute cette énergie et de ne pas tirer le maximum de ce que cet événement peut vous apporter.
Encore plus maintenant que de nombreux événements ont une dimension digitale ! Il est temps de déterminer si votre événement a rempli les objectifs fixés en début de projet. (Si vous avez sauté cette étape, allez voir notre article sur comment définir son événement). Lancement de produit, séminaire de cohésion, développement commercial… Est-ce que votre événement est une réussite ? Vos participants ont-ils adhéré et compris votre message ? C’est à ces questions que vous allez devoir répondre après votre événement.
Voici les 5 étapes essentielles à ne pas oublier, pour faire le bilan de votre événement et mesurer sa réussite !
Faire le bilan de votre événement : remercier
Cela peut vous sembler un peu basique, mais il est important de remercier les participants à votre événement.
En fonction de votre typologie d’événement il est important de leur montrer que leur presence était importante. Lors d’un séminaire interne, félicitez-les pour leur implication, leur participation et contribution au developpement de l’entreprise.
Après un salon commercial, vous pouvez remercier vos visiteurs par un bon d’achat ou une reduction.
Dans tous les cas, pourquoi pas envoyer un lien vers des photos de l’événement ?
Le format : par mail, automatisé ou personnalisé pour vos VIP.
Questionner pour faire le bilan de votre événement
Qu’est-ce que vos participants ont pensé de votre événement? Qu’ont-ils aimé ? Peut-être quelque chose leur a manqué ? Ces feedbacks sont importants pour analyser votre événement et ses retombées. Ils sont aussi utiles si vous souhaitez organiser d’autres éditions de votre événements.
Il est aujourd’hui très facile de mettre en place un questionnaire post événement, de nombreux outils existent. Si vous avez utilisé une plateforme d’inscription en ligne, cette option est généralement proposée. Sinon il existe de nombreuses applications : Google form, Type form, Survey monkey.
Pensez à intégrer le Net Promoter Score (NPS) : Une question simple qui permet d’affiner le niveau de satisfaction mais aussi de fidélité. « Sur une échelle de 1 à 10, dans quelle mesure recommanderiez-vous cet événement ? ». Les personnes qui choisissent 9 ou 10 sont considérées comme des promoteurs.
Les indicateurs de mesures
Ils sont indispensables pour savoir si votre événement a atteint les objectifs que vous vous étiez fixé et donc pour mesurer la performance de votre événement. Aujourd’hui avec la digitalisation des événements, l’utilisation des plateformes d’inscription, vous pouvez avoir accès à un large panel d’indicateurs. On peut citer par exemple :
Processus d’inscription (nombre d’invités/nombre de réponse/nombre de présent)
Participants : taux de participation, nombre de nouveaux participants, participants qui reviennent si c’est une nouvelle édition.
Performance sur les réseaux : mention sur les réseaux sociaux (pensez à créer un # de votre événement pour le suivre), Les interactions dans votre communauté.
ROI : l’aspect financier est aussi un indicateur important à prendre en compte, notamment pour un événement payant. Quelles est la différence entre vos objectifs et les revenus réellement obtenus ? Calculez vos revenus nets en soustrayant vos frais à vos revenus bruts.
En fonction de votre typologie d’événement vous pouvez penser à d’autres indicateurs. Vous êtes présents sur un salon : Quelle est la proportions entre nouveaux prospects et clients fidèles ? Combien d’adresses emails avez-vous récolté ? Avez-vous programmés des rendez-vous commerciaux ? Combien de ventes ont été réalisées ?
Le bilan de votre événement : analyser
Pour cela les feedbacks de vos participants seront utiles. Ainsi que la lecture de vos indicateurs. L’objectif ici étant de déterminer si vous avez répondu à vos objectifs et aux attentes de vos participants.
Mais d’autres éléments doivent être pris en compte, notamment d’un point de vue d’organisateur et si vous souhaitez organiser d’autres événements :
Qu’est qui selon vous et votre équipe a fonctionné ou pas ?
Mes prestataires : étaient-il à la hauteur ? Ai-je envie de retravailler avec eux ?
Qu’est-ce qu’il faudrait changer, améliorer ?
Prolonger votre événement
Et pourquoi pas aller plus loin et prolonger votre événement. Pour capitaliser sur ses retombées et sa réussite !
En continuant de communiquer sur vos réseaux sociaux, votre blog, votre newsletter (interne et/ou externe). Vous pouvez utiliser les photos, les témoignages de participants (avec leur accord évidement).
N’hésitez pas à offrir du contenu supplémentaire : des podcasts, des replays d’une conférence, un livre blanc…
Ou encore en proposant des événements récurrents et réguliers, faisant de votre événement une « marque ».
Vous l’avez compris, les étapes « post-événement » sont tout aussi capitales que celles de sa préparation. Alors ne les oubliez pas !