Vous êtes en charge d’organiser un événement au sein de votre entreprise ? Organiser une soirée événementielle, un séminaire de cohésion ou un lancement de produit… Comment allez-vous vous y prendre ?
En fonction de votre budget, de la taille de votre entreprise ou de sa maturité vous ne choisirez peut-être pas la même solution. Un grand groupe fera généralement appel à une agence pour l’accompagner. Si vous êtes une TPE, une toute jeune entreprise ou un solo preneur vous serez peut-être tenté de vouloir faire seul…
Petit tour d’horizon des solutions qui s’offrent à vous, avec leurs avantages et inconvénients !
Faire appel à une agence pour organiser une soirée événementielle
Cette solution est la plus chère. Généralement les agences vous coutent autour de 20 à 30% de plus qu’en organisant votre événement en direct avec les prestataires.
Par contre vous vous appuyez sur des professionnels aguerris, avec un large réseau de prestataires. Au final vous ne vous occupez de presque rien, hormis les validations.
Cette solution est la moins chronophage, vous vous consacrez à l’essentiel de l’événement et à vos missions habituelles.
Il faut donc faire la balance cout/temps. Une solution adaptée aux grandes entreprises, grosses PME, ou qui disposent d’un budget adapté.
Les plateformes événementielles
Une solution alternative et bien pratique pour organiser une soirée événementielle ou un autre événement d’entreprise : les plateformes événementielles. On connaît beaucoup les plateformes référençant les lieux. Mais il en existe des généralistes, avec tous les prestataires événementiels (traiteur, animation, décoration, technique…)
Les plateformes se positionnent généralement comme apporteur d’affaire pour les prestataires événementiels, ou font payer le référencement. Il n’y a donc pas de différence de prix si vous passez en direct ou par eux.
Les avantages : ils effectuent le travail de recherche à votre place et vous font gagner du temps. Certaines sélectionnent même les prestataires pour les inclure sur la plateforme, ce qui est rassurant sur leur professionnalisme. Car il n’est pas toujours facile de trouver le bon intervenant, fiable et de qualité !
De plus vous bénéficiez d’un moteur de recherche par filtre, plus besoin de dérouler 10 pages Google pour trouver votre lieu de réception !
Par contre une fois la mise en relation faite la plateforme s’efface et vous traitez directement avec les prestataires. A vous de gérer seul l’organisation de votre événement.
la plus connue pour les lieux est Bedouk, mais on peut aussi citer My Event ou Comeeti.
Faire appel à un freelance pour organiser une soirée événementielle
Et si vous faisiez appel à un chef de projet freelance pour intégrer votre équipe et prendre en charge le pilotage de votre événement ? Une solution intermédiaire pour organiser votre soirée événementielle, qui vous permet de bénéficier de l’expérience et du réseau d’un professionnel de l’événement mais à un cout moindre. En effet le freelance est plus agile, une structure légère avec peu de charges, cela a évidemment des répercutions sur la facture !
Le freelance est rémunéré à la mission, en facture ou encore via duportage salarial. Vous payez directement les prestataires (lieux, traiteur), ce qui vous offre une vraie transparence budgétaire. Par contre vous n’aurez pas de facture globale, ce qui est le cas avec l’agence et qui est confortable sur le plan administratif et comptable.
Le freelance ce sont les avantages de l’agence et de la plateforme : professionalisme, réseau, agilité, coût réduit, presence jusqu’au jour J !
Vous pouvez trouver des freelances événementiels sur des plateformes spécialisées. Par exemple Freeandise, Malt.
Organiser son événement en interne
Une autre solution prisée, par les plus petites structures ou par les entrepreneurs lancés depuis peu, c’est d’organiser en interne son événement.L’événement en DIY est évidemment le moins cher financièrement mais le plus chronophage. Une solution à bien réfléchir, en fonction du type d’événement que vous organisez. En effet pour votre diner d’équipe de fin d’année, pour 10 à 50 personnes cela prendra du temps mais n’est pas insurmontable. D’ailleurs de nombreux lieux proposent des offres clés en main avec un minimum de travail de votre part.
Par contre si vous organisez un événement pour une grande équipe, sur plusieurs jours, à l’étranger. Ou encore un événement externe à fort enjeux commerciaux le « faire soi-même » est discutable.
Pour une TPE ou un solo preneur, le choix est parfois réduit et le DIY répond à un enjeu économique. Dans ce cas voici quelques idées pour minimiser vos coûts : établir des partenariats, s’appuyer ses ressources internes, sur son réseau, mutualiser votre événement. Notamment si vous souhaitiez participez à un salon : prenez un stand avec d’autres professionnels de votre secteur ! Mais je ne vous en dis pas plus ici, ce sujet fera l’objet d’un prochain article !
Il existe plus de solutions qu’on ne le pense pour organiser un événement, et même avec un petit budget se faire aider par des professionnels est possible ! S’il peut être tentant de faire soi-même lorsqu’on se lance, avec comme objectif de réduire ses couts, n’oubliez pas les couts cachés ! Et oui organiser un événement prend du temps et le temps c’est de l’argent. Réfléchissez bien à vos objectifs, au ROI attendu ! Si votre événement est stratégique, l’accompagnement par des professionnels est primordial et vous permettra certainement d’être gagnant !
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