L’image qu’on associe le plus à l’organisation événementielle c’est celle du couteau suisse ! L’outil idéal pour organiser un événement est donc multifonction 😉 En tout cas c’est souvent en ces termes qu’on parle du chef de projet événementiel, capable de tout faire, de jongler d’un sujet et d’un domaine à l’autre. Serait-il donc un expert en tout ?
Je vais vous livrer un secret : non, le chef de projet n’est pas un expert technique + un expert culinaire + un expert digital… C’est avant tout un maitre de l’organisation !
Et pour s’organiser il n’y a pas de secret, il faut des outils de gestion de projet.
Voici les indispensables à mettre en place si vous organisez vous même votre prochain événement d’entreprise
Le retroplanning
Le retro planning est d’après le petit Robert « un calendrier prévisionnel élaboré en partant de la date à laquelle le travail doit être terminé ». Et oui dans l’organisation événementielle, la notion de deadline est primordiale, votre événement aura lieu le jour J, et pas le lendemain ni le surlendemain. Il vous faut donc oublier le simple calendrier prévisionnel et décortiquer toutes vos actions en partant de la fin !
Ce retro planning vous permet ainsi d’avoir une vision d’ensemble de votre projet et de planifier vos actions dans le temps.
Il reprend tous les sujets et missions pour mener à bien votre projet : contenu, prestataires, logistique, réunions, budget…
Étapes, tâches, sous-tâches y sont déclinées et priorisées, assignées à un ou plusieurs membres de l’équipe organisatrice. Leur durée et date de réalisation est également indiquée.
organisation événementielle : la to do list
Outil complémentaire au retro planning, la todo List sera plutôt consacrée aux petites actions, tâches et informations à accomplir pendant la préparation et le jour J. Personnellement Je l’utilise comme un pense bête lorsqu’une idée me vient, pour ne pas zapper.
Évolutive, elle se modifie et s’enrichit au fur et à mesure de l’avancement du projet, des réunions et besoins qui se font jour. Cela va de « réserver les billets de train pour tel intervenant » à « ne pas oublier d’installer les flyers à l’accueil » en passant par « valider la tenue des hôtes(ses) avant le 15 »
La to do est idéale pour ne rien oublier et savoir au quotidien ce que vous avez déjà réalisé.
Écrite à la main dans un cahier ou en version digitale ? Quelle est votre camp ? Pour ma part j’utilise maintenant todoist, qui me permet de gérer mes priorités, d’imputer une date et un horaire à chaque tâche et qui en plus m’envoi des rappels. Mais il existe d’autres applications similaires
Le déroulé
Comme son nom l’indique ce document reprend le déroulement de votre événement. Du montage à son démontage, il reprend minute par minute chaque action à effectuer, où elle aura lieu et qui en a la charge.
Livraisons du traiteur, du mobilier ou de la technique ; installation des espaces, arrivée des invités, horaires des pauses, lancement d’une intervention ou d’une activité, jusqu’au départ des équipes organisatrices.
Tout y est consigné et vous permet donc de vérifier que tout se passe comme prévu, dans les temps et que vous n’avez rien oublié.
Pour le mettre en œuvre, ma préférence va à Excel, mais à vous de choisir ce qui vous convient le mieux.
La feuille de route de l’organisation événementielle
Un document à destination des prestataires et intervenants, qui leur détaille précisément leur mission. En effet il est important de bien communiquer avec eux pour s’assurer que leur intervention soit conforme à ce que vous attendez le jour J.
Récapitulatif de l’événement (nombre d’invités, contenu, etc…), aspects pratiques et logistiques. Personnalisé pour chaque prestataire en fonction des spécificités de son intervention. Par exemple :
- Les horaires (montage, démontage, arrivée, déroulé…)
- Le lieu et ses accès, l’entrée spécifique pour les livraisons
- Les tenues, qu’il s’agisse des hôtesses ou des serveurs
Mon conseil : demandez à chacun de vous accuser bonne réception de cette feuille de route. Ainsi vous avez l’assurance que le message est bien passé. Anticiper permet d’éviter les oublis, erreurs et donc potentiels litiges. Et si malgré tout cela arrivait vous avez la preuve que toutes les informations ont été transmises.
La contact List
Autre indispensable de l’organisation événementielle, cette liste reprend les noms et coordonnées de tous les intervenants sur votre événement. Votre équipe, vos prestataires (traiteur, hôtesses, techniques…), vos intervenants et invités VIP. Indispensable le jour J pour gérer efficacement retard, problème de livraison, question urgente !
Mon conseil : remplissez-la au fur et à mesure pour gagner en efficacité et n’oublier personne. N’hésitez pas à demander directement les coordonnées des livreurs, surtout pour des montage/démontage en dehors des horaires de bureau.
Le roadbook de l’organisation événementielle
Dernier outil pour votre organisation événementielle, le roadbook. Il regroupe toutes les informations essentielles concernant votre événement et donc les documents précédents.
Mais pas que, vous pourrez ainsi en fonction de votre projet y ajouter : liste des mobiliers, plan d’implantation des espaces, document de communication, programmes…
Pratique, vous avez ainsi tout sous la main pour gérer votre événement le jour J. Et aujourd’hui avec une tablette, vous pouvez eviter d’en imprimer les X pages : moins encombrant et meilleur pour les arbres !
Cela peut vous sembler beaucoup à prévoir, mais pas de panique ! Mis en place en amont et enrichis au fur et à mesure de l’organisation ces documents et outils ne vous prendront finalement pas tant de temps que cela. Et vous permettront d’en gagner, mais aussi de gagner en efficacité et en sérénité.
Sachez que de nombreux outils de gestion de projet peuvent vous aider à vous organiser, à répartir les tâches. Trello, Monday, To doist et évidemment la suite Office vous permettront de piloter votre événement comme un pro !
Vous voulez en savoir plus sur l’organisation d’événement ? Découvrez notre article sur les étapes clés à ne pas oublier ! Mais aussi comment définir votre événement.