Organiser un événement d’entreprise…
Vous ne savez pas par où commencer, ni comment vous y prendre. Pourtant l’une des clés d’un événement réussi c’est l’organisation et l’anticipation. Pour cela je vous partage les grandes étapes à suivre pour planifier votre événement.
Elles sont à peu près toujours les mêmes. Que vous organisiez un petit ou un grand événement, qu’il y’ait beaucoup ou peu d’invité. La différence tient à la complexité de mise en œuvre et au temps que cela va prendre.
Dans tous les cas il ne faut pas les négliger. Même si vous avez l’impression d’organiser un petit événement interne ou avec quelques clients.
L’image de votre entreprise
Cet événement, c’est l’image de votre entreprise et de vos services, de votre professionnalisme. Si vous voulez atteindre vos objectifs, il faut que l’expérience vécue soit qualitative. Vous devez renvoyer la bonne image. Et cela, qu’il s’agisse de transformer vos prospects en client, de vendre vos services ou de motiver vos équipes. Ce serait dommage de mettre votre énergie à organiser un évènement pour que le jour J les participants :
- Ne trouvent pas le lieu où ça se passe (et oui cela arrive plus souvent qu’on ne le croie)
- N’aient pas compris de quoi on leur parlait, que le message ne soit pas passé
- Que vos prospects ne vous aient pas rencontré
- Que vos collaborateurs soient restés le nez dans leur téléphone au moment de la présentation des résultats clés de l’année
Se préparer
Pour que votre événement soit réussi, pour vos participants et pour vous, il faut le préparer en amont pour que le jour J vous ayez le moins de chose à faire, à penser. Le jour J vous devez vous occuper de ce pour quoi vous êtes là : qu’il s’agisse d’échanger avec vos prospects et clients, d’être sur scène pour prendre la parole lors de la convention annuelle de votre entreprise, de saluer vos équipes et collègues et profiter de ce repas de noël, ou bien encore de participer au team building annuel de l’entreprise !
Pour moi l’organisation se découpe en 5 grandes étapes : La définition de l’événement (voir l’article détaillé à ce sujet). La pré-production ou préparation. La production ou mise en œuvre. Le jour J et la post-production. Au cours de ces 4 étapes, vous aurez à gérer et intervenir dans 5 domaines clés. Votre contenu, vos participants, votre communication, vos équipes/prestataires et la logistique.
définir son événement
La toute première c’est de définir votre événement. Cette étape est primordiale pour poser les bases de votre projet et savoir où vous allez !
Que voulez-vous dire, quels sont vos objectifs. Quelles sont les attentes et besoins de votre cible ? Voici les 2 questions principales à vous poser.
Pour y repondre je vous propose d’utiliser la méthode du questionnement. Mais ça c’est l’objet d’un article de blog complet, à découvrir ici.
Organiser un événement : la phase préparatoire
Après cette phase définition (retrouver l’article complet), vous avez maintenant entre les mains le portrait-robot de votre événement. Ce cahier des charges, indique les grandes lignes de votre projet. Typologie, date, lieux, participants, objectif, etc…Avec ces éléments vous allez vous aller pouvoir avancer dans la phase que j’appelle pré-production. Une phase préparatoire dans les différents domaines de votre événement. Comparaison, Négociation, Arbitrage, les contours commencent à se dessiner plus précisément, on passe du flou au concret !
Contenu
Qu’allez-vous dire ? Comment allez-vous faire passer votre message ? Vidéos, conférence, atelier participatif, projection, dégustation ou test de vos produits, expérience immersive…il existe mille et une manière de dire et montrer. Laquelle vous correspond le mieux ?
S’entourer
Il est temps de rechercher quel prestataires vont vous accompagner sur le projet. Avec votre cahier des charges ou brief vous allez pouvoir demander des devis, comparer et négocier. Pourquoi pas établir des partenariats… Vous allez interroger des lieux, traiteurs, presetataires techniques (son, lumière, audiovisuel), agences d’hôtesses pour l’accueil, un décorateur, fleuriste, graphiste et imprimeur…tous ces professionnels qui vont vous permettre de mettre en œuvre votre événement, d’accueillir vos participants et de transmettre votre message.
Participants
Etablissez la liste de vos invités et travaillez vos fichiers. Qui je souhaite voir à cet événement ? A qui j’envoie l’invitation. Attention car si votre objectif c’est d’avoir 50 clients ou prospects lors de la présentation de vos nouveaux produits il faudra viser plus large.
Communication
N’oubliez pas non plus de définir votre plan de communication, car un événement si c’est un outil de communication en lui même peut aussi être un sujet pour vous adresser à votre audience. Que ce soit en interne ou en externe.
Logistique
Planifiez aussi votre organisation générale. Retro planning de vos actions et des étapes préparatoires. Car si vous ne faites pas appel à un professionnel cela va s’ajouter à vos tâches quotidiennes !
Cette to do list vous semble interminable ? dès cette phase d’organisation le mieux c’est de vous faire accompagner ! N’hésitez pas à me contacter pour parler de votre projet 😉
Organiser un événement : La production
Vous avez choisi la date, le lieu, c’est sur l’événement va avoir lieu. les prestataires sont validés. Votre équipe interne est montée. Maintenant il faut faire en sorte que tout soit prêt le jour J.
Concrétiser
On entre dans le concret, les créations, les validations, c’est le moment où les devis sont signés et on doit commencer à payer des acomptes. Ce n’est pas forcément ce qu’on préfère c’est aussi le moment où votre événement devient réalité !
Il est temps de finaliser vos contenus et de préparer vos supports de présentation, vos cartes de visite, votre discours, les vidéos qui seront diffusées ou les trophées qui seront remis si vous organisez une soirée de remise de prix.
On travaille sa logistique ! Le planning de l’évènement à envoyer à toutes les parties prenantes, que chacun sache ce qu’il doit faire et quand. Feuille de route pour les prestataires et intervenants éventuels.
Communiquer
il est essentiel de communiquer et travailler main dans la main avec vos prestataires. Ne vous épargnez pas une nouvelle visite ou repérage sur site avec eux pour valider besoins, implantations, déroulé !
Autre sujet capital, vos participants : Save the date, envoi des invitations, suivi des inscriptions, relances personnalisées, envoi de programme et infos pratique. C’est le moment de mettre en oeuvre ces actions qui vous permettront de faire carton plein, surtout si vous visez une cible grand public !
Et pour cela on oublie pas de communiquer autour de l’événement.
Le jour J
Le jour de votre événement est arrivé ! Et comme vous l’avez anticipé et préparé en amont tout va bien se passer. Vous avez peut-être les mains moites, et vous oscillez entre stress et impatience. C’est bien normal, gardez en tête que même bien préparé, les aléas du direct existent ! Mais on trouve toujours des solutions, surtout si vous êtes accompagnés par une équipe de professionnels !
Vos missions pour cette étape :
Organiser un événement : la Post-Production
Votre événement ne se termine pas quand il a fermé ses portes au public ! Ce serait dommage de déployer toute cette énergie et de ne pas tirer le maximum de ce que cet événement peut vous apporter ! Après votre événement il est temps de :
- Remercier : mail personnalisé aux participants. Mais aussi aux prestataires.
- Communiquer : sur les RS, avec un article de blog, dans une newsletter. Avec des photos, des témoignages de participants.
- Questionner : vos participants. Qu’est-ce qu’ils ont pensé de votre événement, qu’est-ce qu’ils ont aimé, qu’est qui leur a manqué.
- Analyser : qu’est qui a fonctionné, ou pas. Est-ce que ce prestataire j’ai envie de travailler à nouveau avec lui
- Mesurer : la performance de cet événement avec des indicateurs. Pour vous assurez que vous avez atteint vos objectifs.
Vous l’aurez compris, il y a beaucoup à faire pour organiser et réussir un événement ! Cela demande du temps, et d’être bien entouré ! A qui faire appel pour vous aider ? Comment choisir le bon prestataire ? Ce sera le sujet d’un prochain article ! Et d’ici là n’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d’aide pour votre prochain événement !