Premier épisode de notre série des « petits guides de l’événementiel » . Définir son événement : Étape préalable et Ô combien importante pour toute personne qui souhaite savoir comment organiser un événement. Avant de vous lancer dans le concret, il vous faut réfléchir à ce que sera votre événement.
Cette réflexion est un aller-retour entre réponses à vos objectifs et attentes de votre cible. Parce qu’organiser un événement c’est bien, lui donner du sens et de la valeur c’est mieux ! Poser le cadre vous permettra de rentabiliser votre investissement temps et argent : on ne va pas se mentir quand on est une entreprise on n’organise pas un événement pour le simple plaisir, mais toujours dans une optique de business, et c’est bien normal !
Pour vous aider dans cette étape je vous conseille d’utiliser une méthode simple, celle du QQOQCP ou du questionnement. QUI, QUOI, OÙ, QUAND, COMMENT et POURQUOI. Je vous propose de l’adapter et de modifier un peu l’ordre des choses pour l’exercice propre de définition d’un événement !
Organiser un événement : pour QUI ?
Qu’elle est ma cible ?
Par exemple s’agit-il de mes clients, d’investisseurs, de mes salariés, de journalistes ?
Mais aussi : Qu’est ce qu’elle aime ? Où est-elle basée ? Et où va-t-elle ?
Par exemple si je m’adresse à mes salariés, est-ce que tout le monde est situé dans la même zone géographique ? Quels sont les métiers et ont-ils tous les mêmes attentes ?
Astuce : Pour un événement client, appuyez-vous sur vos persona !
Pourquoi organiser un événement ?
Quels sont mes objectifs? Qu’est ce que je veux dire, montrer, faire ?
S’agit-il de faire la promotion de nouveaux produits ou de nouveaux services ? De motiver mes équipes ? Récompenser des clients de leur fidélité ? D’inaugurer un nouveau lieu, une nouvelle boutique ? De transmettre les objectifs de l’entreprise aux collaborateurs ?
D’un point de vue stratégique : pourquoi organiser un événement plutôt que de faire une publicité, ou un webinaire. En quoi cet événement va t il me permettre de remplir mes objectifs. Quel est le ROI recherché ?
Quand planifier son événement ?
À quel moment de la journée ? Quel jour de la semaine ? Pour quelle durée ?
En B2B on dit souvent que les meilleurs jours pour organiser un événement sont les mardis et jeudis.
Le lundi étant consacré au lancement de la semaine, aux réunions. Le mercredi, éternelle journée des enfants. Et le vendredi, avec les RTT et soirées personnelles, ne se prêtant guère aux événements pro.
Cependant si vous visez une cible B2C, peut-être qu’un événement le week-end prendra tout son sens !
Où inviter son public ?
Online, physique ou encore hybride. Question incontournable dans le contexte post-covid, les possibilités sont maintenant encore plus nombreuses pour organiser un événement et peuvent vous permettre de rassembler des publics dispersés aux quatres coins de la France ou du monde!
Dans quelle zone géographique ? Dans la ville de mon entreprise, de son siège ? Ou bien dans un contexte dépaysant, pour une mise au vert, voire même à l’étranger ?
Dans quel type de lieu ? Dans mes locaux si j’ai une boutique ou s’il s’agit d’un séminaire d’équipe ? Dans un lieu événementiel, comme une salle de conférence, de spectacle, un château, un restaurant ?
Organiser un événement : Comment ? Combien ?
Double questionnement avec le comment et le combien ? Qui se recoupent en partie.
Il s’agit ici de lister et déterminer quels sont les moyens à ma disposition ou que je souhaite mettre en œuvre pour cet événement.
Quel est le budget dont je dispose ou que je souhaite consacrer à cet événement? Combien de temps suis-je prêt à y consacrer ? Qui pourra m’aider ? Comment mobiliser les ressources internes ou externes ?
QUOI : organiser un événement qui réponde a vos besoins !
Pour finir on réfléchit au QUOI : quel événement allez-vous organiser ? Vos réponses à ces 5 premières questions vous ont permis de débroussailler le terrain et in fine de répondre à cette question.
Vous allez pouvoir dresser le portrait-robot de votre événement. Ce premier cahier des charges est la base de votre événement, notamment pour lancer un appel d’offre si vous faites appel à une agence. Si vous choisissez d’organiser seul votre événement, il en sera le canva et vous permettra de faire vos demandes de devis auprès de prestataires.
Après ce premier travail de réflexion vous serez en mesure de dire :
- S’il s’agira d’une soirée, d’un teambuilding, d’une conférence…
- Si le moment sera festif ou sérieux.
- Ce que vous allez transmettre comme message, comment et sur quel ton.
- Qui seront les intervenants.
- Quel sera votre budget.
- La thématique à décliner dans les différents domaines de votre projet (scénographie, déco, communication visuelle, etc.)
Et vous serez sur la bonne voie pour commencer à planifier et organiser votre événement d’entreprise, que ce soit pour vous adresser à vos clients, vos partenaires ou vos équipes !
Découvrez qui je suis et mon expérience en organisation d’événements d’entreprise !