Les réunions à distance sont devenues la norme depuis 2020, et si aujourd’hui nous pouvons nous retrouver en présentiel, gageons que le distanciel à encore de beaux jours devant lui. Même si nous expérimentons depuis plus d’un an ces réunions en visio, aujourd’hui encore revoir les bonnes pratiques peut être nécessaire. Et comme elles sont souvent les mêmes en présentiel, je vous propose de faire une pierre deux coups.
Vous avez envie de « réanimer » vos réunions, de connaître les bons outils ! Alors cet article est fait pour vous !
Les bases d’une réunion efficace
- L’Ordre du jour : à envoyer en amont de la réunion, pour que chacun en prenne connaissance et sache de quoi il s’agit. Il reprend tous les sujets de la réunion, ses objectifs, les différents points, le timing, qui prendra la parole.
- Le Maitre du temps : et oui souvent les réunions se prolongent, on n’a pas réussi à aborder tous les points prévus. Souvent c’est parce que personne ne gère le temps, une mission importante donc qui nécessite diplomatie et un peu de fermeté.
- Le compte-rendu : une réunion pour une réunion ça ne sert à rien. Pour servir ses objectifs il faut faire le point de ce qui a été produit, décidé, pour transmettre aux participants et autres parties prenantes. Cela permet aussi de rappeler les actions à mener, les points à aborder sur une prochaine réunion si vous travaillez sur un projet par exemple.
Dynamisez vos réunions
- La durée : comme pour un événement privilégier les réunions courtes, maximum 1h ! Plus et vous risquez de perdre l’attention, il est si facile, surtout si l’image et/ou le son sont coupés, de faire autre chose en même temps !
- Les séquences : alterner les sujets, les modes de présentations et de travail permettent de dynamiser les échanges et de favoriser l’engagement des participants. Les méthodologies des cercles d’entrepreneurs type BNI ou Bouge ta Boite en sont un bon exemple. En 1H30 les séquences différentes s’enchainent : pitch, présentations, brainstorming… Si les contenus et les durées sont variées l’objectif est unique : permettre de se recommander entre entrepreneurs. A vous de séquencer votre réunion en fonction de vos objectifs
- La technique : Vérifier que tout le monde peut se connecter. Surtout si vous avez des participants externes qui ont peut-être des restrictions d’accès à certains outils.
- La pratique : Normalement tout le monde sait se servir des outils de visioconference, mais si vous utilisez un autre support, ou un outil interactif, un tutoriel de prise en main envoyé en amont peut s’avérer utile pour commencer à l’heure.
- L’icebreaker : parfois décrié il reste un classique de l’animation. En fonction du contexte vous pouvez le reprendre à votre compte pour lancer une réunion et changer des classiques tours de table. En équipe il permet de prendre la température, pour un codir ou réunion client il sera moins adapté. Photolanguage, portrait chinois, présentation inversée, les possibilités sont nombreuses ! Mais ça, ce sera le sujet d’un prochain article !
Quels outils pour se réunir à distance ?
Virbela : Cette plateforme américaine est exploitée en France par plusieurs acteurs qui offrent des versions payantes. Evénement de grande ampleur, conférences, mais aussi CoDir, réunion d’équipe, formation, teambuilding. Les possibilités sont nombreuses. Vous êtes immergés dans un mode virtuel en 3D où vous évoluez et interragissez avec les autres participants grâce à un avatar. www.virbela.com
Pour impliquer vos participants, rien de tel que les outils collaboratifs.
Participer, échanger, ce sont les ingrédients d’une réunion dynamique et à distance il existe de nombreuses solutions pour servir de supports à vos échanges via zoom ou teams
Miro : Un outil qui remplace le tableau blanc de vos réunions. Un espace où chacun peut écrire, ajouter des post-it, des photos, des commentaires. De nombreuses applications peuvent s’y connecter pour enrichir l’expérience. Google image pour la recherche de photos, mind mapping…Attention cet outil nécessite de préparer en amont l’espace dans lequel vous allez collaborer. Il faut donc un peu de pratique avant de se lancer et surtout prévoir un temps de prise en main de l’outil pour les participants ou la préparation d’un tutoriel vidéo à envoyer en amont. miro.com
Mural : Même principe que Miro mais en version payante. www.mural.co
Padlet : Un autre exemple de tableau collaboratif, où chacun peut déposer ses idées sous forme de post-it, de GIF, d’images. padlet.com
Les cartes mentales : grand classique de la génération d’idées elles permettent de clarifier et de bien visualiser le contenu des échanges de vos réunions. Les outils en ligne sont très nombreux. Pour ma part j’utilise Mindmeister
Avec ce tour d’horizon non-exhaustif j’espère que vous vous sentez à présent armés pour votre prochaine réunion !
Cet article est inspiré de mon expérience d’organisation événementielle et d’animatrice d’un réseau d’entrepreneures ! si vous souhaitez aller plus loin pour engager vos équipes, les remotiver, en organisant un séminaire, un team building, contactez-moi !