Un événement réussi, c’est une mécanique bien huilée où chacun connaît son rôle et à quel moment il doit le jouer. Mais comment gérer seul son événement quand ce n’est pas votre cœur de métier ?
Il y a quelques années, un client me racontait ses déboires lors d’une soirée de gala, où sur les bons conseils d’un prestataire, après avoir recruté un régisseur général, puis une topeuse, il s’est finalement retrouvé à devoir lancer lui-même les slides de son PowerPoint car tout ce petit monde lui expliquait « ce n’est pas moi qui gère cela ».
Comment savoir qui fait quoi sur un événement ? Pour recruter le bon freelance pour la bonne mission, je vous propose un petit tout d’horizon des métiers qui pourraient bien vous être utiles lors de votre prochain événement.
Le Chef de projet
Evidement tout le monde le connait, mais impossible de faire l’impasse sur ce rôle clé. Il coordonne l’ensemble du projet avec pour objectif la réussite de l’événement. Il va intervenir dès la conception et vous accompagner jusqu’à la réalisation, faisant l’interface entre vous et les prestataires. Sa vision d’ensemble lui permet d’assurer la cohérence du projet.
Le Directeur de production
On le retrouve aux côtés du chef de projet sur de nombreux événements, il en gère la partie opérationnelle, budget, équipes, prestataires, jusqu’à l’exploitation de l’événement. Il est responsable des moyens à mettre en œuvre pour sa réussite. Indispensable sur des dossiers de grande ampleur, ce rôle est souvent endossé par le chef de projet sur des projets plus réduits.
Le Directeur logistique
Si votre événement prend vraiment une grande ampleur un directeur logistique peut intervenir en complément du directeur de production. C’est alors lui prend en charge le choix du lieu, gestion des transports et transferts, hébergement, restauration, signalétique, accueil, stocks, livraisons. Son rôle recouvre souvent la gestion des invitations, des listings invités et roomings liste. Sur site il coordonnera tous les flux, invités mais également prestataires (livraisons et montage/démontage)
Le Directeur technique
Un rôle fort utile pour vous accompagner sur toute la partie technique et logistique de votre événement. Son, lumière, vidéo, n’ont pas de secrets pour lui. Il peut intervenir dès la phase préparatoire pour définir votre cahier des charges techniques. C’est lui ensuite, en collaboration avec le directeur de production ou le chef de projet, qui fera établir les devis aux prestataires techniques et les encadrera sur site.
Le scénographe
Il imagine et met en espace un évènement et son décor. Parcours des invités, disposition des éléments matériels, des décors, mobiliers, lumières. Il donne une cohérence esthétique à l’opération en respectant le cahier des charges de l’événement et son concept.
Le Régisseur Général
Autre rôle clé sur un événement Il coordonne la technique et la logistique pendant la phase d’exploitation de l’événement.
C’est lui qui dirige la régie technique où sont gérés son, lumière, vidéo et différents effets. Il peut avoir sous ses ordres des régisseurs dédiés à des missions spécifiques, en fonction de la taille de l’opération : régisseur son, régisseur plateau, régisseur logistique…
La Topeuse
C’est elle (ou lui) qui donne les fameux « tops » aux techniciens et régisseurs pendant l’événement. Elle est garante du timing d’un événement, d’un spectacle : à son top les intervenants lancent les slides, jingles, vidéos, jeux de lumières, montées de scène, etc. Elle rédige le conducteur technique, qui déroule toutes les étapes et le timing du spectacle ou évènement.
Les Roads
Entre le technicien et le manutentionnaire, les roads sont chargés de monter et démonter le matériel son, lumière et vidéo mais ils n’ont pas la charge de l’exploiter.
Voici les principaux interlocuteurs que vous serez amenez à côtoyer lorsque vous allez organiser par vous même votre prochain événement. La liste n’est pas exhaustive et évidemment vous n’aurez pas besoin de tous ces freelances à chaque fois !
Ainsi pour une remise de prix, vous ne ferez pas l’impasse sur une topeuse et un régisseur plateau. Mais pour présenter un nouveau produit lors d’un cocktail, ils ne serviront pas à grand chose alors qu’un scénographe ne pourra que le sublimer. Et si lors du reveal de ce produit vous ne prévoyez pas un son et lumière comme au Stade de France, un régisseur général suffira amplement, vous ne ferez pas appel à un directeur technique…
Mon petit conseil : entourez-vous d’abord d’un(e) chef de projet en qui placer votre confiance et qui pourra évaluer avec vous, en fonction de votre projet, quels sont vos réels besoins d’accompagnement !